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编者按:在这篇文章中,作者分析了我们在生活中列完计划却无法执行的深层原因。并根据这样的现象,提出了5个可以提高效率的法则,相信无论对学生还是已经步入职场的人来说,都会有一定的启发。本文作者Thomas Oppong,原文标题“5 Productivity Rules That Can Help You Produce 80% of The Results You Expect”.

遵循这 5 个法则,你至少能完成原计划的 80%

图片来自Unsplash|摄影Diego PH

为什么写在纸上的计划都完成不了?

我们喜欢多产,喜欢不断完成任务的感觉,让自己朝着目标更进一步。但事实上我们可能会不断拖延,难以开始着手完成目标。由此,目标仅仅是写在清单上的一句话,没有多大价值。

事实上,很多人热衷于列清单、写计划。列计划给我们一种安全感,一种自己在努力的错觉。我们把日历写得满满当当,却仍然在截止日期前才开始疯狂赶进度。

我相信每个人都希望自己可以完成列下的所有目标,但是除非我们牺牲所有的业余时间,一心扑在工作上,否则完成所有目标几乎是天方夜谭。

所以结果就是:你列了很多清单(每日清单,每周清单,年度清单,等等),到头来效率依然很低。再多的时间管理课程、再多的书籍都无法教你摆脱困境,除非你自己行动起来。

列了计划却不行动,这是一个普遍性的困扰。有时候你会为自己没有行动感到焦虑不安,长期累积下来你还会对自己失去信心,失去动力。

帕累托法则(Pareto Principle)告诉我们,20%的工作决定了你80%的成效。高效率的人都懂得这个道理,因此他们会把效率最高的时间留给最重要的工作

我在这里列举一些相关的原则,希望也能帮助你高效完成工作。

1.只有真正开始行动,你才有可能做出改变

伟大的事业都基于一个微不足道的开始。你需要下定决心真正地迈出那一步,才有可能最终完成目标。

歌德说过:空想容易,实践很难,按照自己所想地去实践最难。

要仔细思考是什么阻碍了自己行动,找出那个阻碍的因素,解决它。充分利用自己拥有的一切,为自己坚持目标创造一个好的环境。

彼得・H・戴曼迪斯在《勇敢:如何把企业坐大、创造财富和影响世界》一书中写道:“当下这个时代,是人类有史以来第一次可以让个体接触到如此多的新科技、新思想,能让他们完成如此多的挑战。”

不要借口说要等一个完美的“开始时间”。如果你在等待那个“完美时刻”开启新的工作、新的项目,那么我来告诉你,从来没有一个真正的“完美时刻”。最完美的时刻就是现在。

当然,你也许会给自己找借口:现在我有这样或者那样的顾虑。那么等推到明天,你又会找到别的借口。拿破仑说过:“不要等待。永远不会有‘合适的时间’,你就站在自己站着的地方,用上你能用的工具,走你能坚持到的、最远的路。”

2.对不同的任务,并没有一种一劳永逸的“高效模式”

不要把自己限制在一种工作模式中。

要知道每个人的工作模式都是不同的。对同事来说非常高效的方法未必适合你。我的一生中尝试了各种各样的工作模式,现在我可以说,没有一种可以伸手取用、一劳永逸的工作模式。

虽然有些原则是普遍适用的,但是你必须在经过尝试后评估这些方法适不适合你,然后再决定要不要继续用。

如何判断适不适合你?在这种模式下工作你觉得舒服吗?你觉得自己变得更自信了吗?你的每天任务能完成多少?你觉得是否劳累?

如果一种工作模式不适合你,并不能说明这种模式很糟糕,只能说明它不适合你,仅此而已。那就多多尝试,去换一种模式吧。毕竟你最终还是要看工作产出,而不是自己用的哪种工作方法。

目前流行的工作模式包括GTD(Getting Things Done)法、SMART板、番茄工作法、个人看板、黄金生物钟法则,等等。你可能在其他的时间管理书籍中或多或少地都接触到了一些。

这些工作模式的目标只有一个:完成你要做的事。你可以花十来天左右的时间去尝试不同的模式,然后选择一个适合自己的坚持下去。你也可以根据自己的需要在这种模式的基础上添加或者修改,以适应你个人的需求。

记住,这个世界上没有一劳永逸的“高效模式”,你需要自己去开发、自己去寻找、自己去改造。

3. 你不可能完成清单上所有的任务

屡获殊荣的美国足球教练文斯・伦巴第(Vince Lombardi)说:“成功需要一个单一的目标。”

在花同样多时间的前提下,比起做坏三件事,倒不如专心做好一件事。很多人想尽快完成工作、增长技能、取得进步。但是如果你只知道赶进度,又如何能做好手头上的事?

你可能会花全部的时间去打卡,但是却难以取得真正的成效。

要知道,大部分人是无法做到完成清单上所有工作的。请告诉自己:这没什么大不了的。只要你不让自己倦怠下去,就算不能完成每日的清单,你也依旧能够保持进步。

有时候环境的改变会让任务的优先级产生变化。在这种情况下,你需要调整清单,然后专注地完成最重要的任务,而非多线作战,让自己变得手忙脚乱。

我知道完成任务的时候时间非常珍贵,但请务必抽出时间问问自己:我现在做的事情有什么风险?能获得什么?我能不能用其他方法来实现这一目标?在一天结束后,问问自己:我这一天的时间都花在哪里了?值不值得我这样费时间?

4. “什么都不做”不等于“懒惰”

生活由一系列挑战构成。有时候你觉得自己的时间不够用,必须狂追猛赶才能抢到一些时间,让自己在截止日期前完成任务。长期在这种模式下生活,会出现这样一个问题:当你开始休息的时候,你会产生负罪感。

没关系,你不需要产生负罪感的。

那些教你如何高效完成任务的人,都会强调“多工作”。但是在时间表紧迫的情况下,再给自己施加压力似乎不是明智之举:你会变得更加焦虑,效率反而会降低。

给自己安排一些喘气的时间吧,然后你会发现工作效率大大提升。

遵循这 5 个法则,你至少能完成原计划的 80%

不要因为休息而产生负罪感|图片来自Unsplash|摄影Andrew Neel

让自己短暂地休息对大脑也有好处。相关研究显示,适当的放松可以让我们的大脑更加集中。短暂的休息还能让我们恢复体力、目标更明确。

所以下一次,当你因为短暂的休息而产生负罪感,请告诉自己:我这样小小地休息一下是为了之后可以跑得更远。

查尔斯・狄更斯总是在上午9点到下午2点期间写小说,然后他就会选择出门散步。曾说过:“如果我不出门散步的话,我可能会原地爆炸灭亡。”

莱昂纳多・达芬奇曾在自己的画室里放了一张床,当他的客户指责他“偷懒”时,他回应道:“如果我不放一张床,你就别想拿到最后的成品了。”

推特的首席执行官杰克・多尔西(Jack Dorsey)最近在缅甸进行禅修。他在这里练习瑜伽,并将这种练习视为“对被损害的大脑进行重新编程”。

适当的休息是为了更好地前行。休息是为了创造,为了思考,为了重新掌控自己。如果你不懂的休息,那么就无法在一场漫无尽头的旅程中走得长远。

5.尽快适应适合自己的工作节奏

想要更加高效、更加专注,你需要在时间管理上下功夫。

首先你要知道不是所有的工作都同样紧急,有些事完全可以等一等再完成。

找到适合自己的工作节奏:在工作中全力以赴,享受自己的进步,毫无保留地全身心投入。在休息的时候彻底放松自己,积攒更多的力量。

有时候意识到自己走到哪一步非常重要。你需要学会聆听自己的声音,不要盲目给自己增加压力。博恩・崔西(BRIAN TRACY)将最集中的时段称之为“个人的黄金时间”。他这样解释:“你的黄金时间由你自己而定,在这段时间内,你的大脑是最高效、最机敏的。”

这条法则希望人人都能践行:把你最重要的任务放在你的黄金时间段里。在这段时间,你把最饱满的热情、最充足的精力、最清醒的头脑留给了最重要的工作。剩下的少部分任务,其实放一放也没关系。

译者:Michiko

(责任编辑:张洋 HN080)

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